e-mailetiquette

Doordat mailen zo snel en gemakkelijk is, gaat niet iedereen even zorgvuldig om met het medium. Hieronder staan enkele tips voor wie met gezond verstand wil mailen.

 

1. Mail alleen als het nodig is.

E-mails versturen is eenvoudig maar erop reageren is vaak tijdrovend en lastig. Zoek altijd eerst zelf naar een antwoord op een vraag of een oplossing voor een probleem, voordat u daarover met anderen mailt. Een telefoongesprek of een persoonlijk gesprek kan een goed alternatief voor een zakelijke mail zijn, bijvoorbeeld om iets te regelen of af te spreken.

 

2. Maak goed duidelijk wat u van uw lezer verwacht, maar blijf realistisch en beleefd.

Geef in uw mail precies aan wat het doel is en wat de eventuele deadline voor een antwoord of een oplossing is. Als u van uw lezer niets verwacht, kan het nuttig zijn om dat ook expliciet te melden, bijvoorbeeld door in de onderwerpsregel ter informatie op te nemen. Uw lezer hoeft daar dan verder niet over na te denken.

Gebruik zakelijke e-mails in principe alleen voor eenvoudige vragen en verzoeken. De doelen en de deadlines moeten voor de lezer haalbaar zijn. Vraag van anderen dus geen zaken die u in hun plaats ook niet zou kunnen of willen doen.

Kleed uw boodschap goed in als de impact daarvan groot of negatief is. U kunt u bijvoorbeeld verontschuldigen voor de storing of voor het feit dat u erg laat bent met een vraag of een verzoek. U voorkomt daarmee dat uw lezer uw boodschap te dwingend of sociaal minder aanvaardbaar vindt. U kunt de lezer eventueel vooraf ook al bedanken voor zijn hulp.

 

3. Laat uw tekst even rusten als de boodschap niet zo eenvoudig is.

Het kan nuttig zijn om uw tekst een uurtje of zelfs een nachtje te laten rusten als u erg boos bent, als u negatief nieuws moet brengen of als u iemand iets wilt vragen wat niet zo vanzelfsprekend is. U zult dan sneller zien waar de tekst nog niet goed zit. Als u alles even hebt laten bezinken, komt u meestal tot een betere formulering en toon.

Misschien kunt u bij nader inzien beter even bellen of een persoonlijk gesprek voeren. Dat kan sneller tot een goed resultaat leiden dan intensief of emotioneel heen en weer mailen. Houd er ook rekening mee dat niet iedereen even discreet met e-mails omgaat. Uw berichten komen soms sneller bij derden dan u zou verwachten.

 

4. Laat uw tekst eens nalezen door een familielid, een vriend of een collega.

U zult vaak verrast zijn over de opmerkingen die proeflezers over uw tekst maken. Iemand anders ziet sneller waar de inhoud nog niet goed zit en waar de formulering vlotter kan. Ook opvallende taalfouten en andere schoonheidsfoutjes verdwijnen zo vlugger uit uw teksten. Dt-fouten bijvoorbeeld zijn stoorzenders in e-mails.

 

5. Kijk alles goed na voor u een mail verstuurt.

Een zorgvuldige afwerking en presentatie van uw e-mails maken de communicatie voor iedereen aangenamer. Is de boodschap duidelijk? Zit de toon van de boodschap wel goed? Staan er geen storende taal- of spelfouten in de tekst? Zit de bijlage erbij?

 

6. Beantwoord alle mails die duidelijk aan u persoonlijk gericht zijn, als er van u een antwoord wordt verwacht.

E-mails niet beantwoorden wordt meestal als onbeleefd ervaren. Geef dus ook een antwoord als u niet op een verzoek wilt ingaan. Als u niet meteen kunt of wilt antwoorden, kunt u dat het best ook gewoon melden. Dat is beleefder dan anderen in het ongewisse te laten over uw reactie.


brieven en e-mails - gegevens van de afzender
brieven en e-mails - gegevens van de geadresseerde
brieven - referentieregels
brieven en e-mails - onderwerpsregel
brieven en e-mails - de aanspreking
brieven en e-mails - structuur en stijl
brieven en e-mails - slotgroet en ondertekening
brieven - vermelding van bijlagen en kopiegerechtigden
brieven en e-mails - voorbeelden

Hebt u een taalvraag?
Nieuwsbrief krijgen?
  • vraag & woord van de week
  • wekelijks in uw mailbox
  • meer dan 10.000 abonnees
Spellingtests
  • ontdek hoe goed u spelt
  • geen exotische kwesties
  • meteen feedback
Volg ons