brieven en e-mails - structuur en stijl

1. Geef uw tekst een heldere alineastructuur.

Zet in een brief tussen de onderwerpsregel en de aanspreking twee witregels. Zet in een brief of een e-mail één witregel tussen de aanspreking en de eerste alinea, en één witregel tussen de laatste alinea en de slotgroet.

Begin elke alinea tegen de linkermarge zonder in te springen. Zet een witregel tussen de opeenvolgende alinea's. Houd vooral bij e-mail de alinea's kort en kernachtig.
 

2. Houd de tekst van een brief of e-mail bij voorkeur kort.

Werk met bijlagen als u veel detailinformatie moet geven, bijvoorbeeld in de vorm van cijfermateriaal, tabellen of bewijsstukken. Bij e-mails kunt u ook met hyperlinks werken om naar specifieke informatie op het internet te verwijzen. Geef telkens aan wat het doel van een bijlage of een link is.
 

3. Gebruik consequent de u-vorm in formele zakelijke brieven en e-mails.

Gebruik de vormen je en jullie alleen in duidelijk informele zakelijke brieven en e-mails of als uw doelgroep alleen uit jongeren bestaat.

Gebruik geen hoofdletters voor de voornaamwoorden u en uw. Dat is een verouderde praktijk.
 

4. Hanteer een moderne schrijfstijl.

Formuleer de tekst zoals u dat in verzorgde spreektaal doet. Vermijd ambtelijke, plechtstatige formuleringen.

liever niet

maar wel

Met betrekking tot uw schrijven van 20 maart 2009 heb ik het genoegen u te kunnen mededelen dat wij instemming verlenen aan uw bouwaanvraag.

Het gemeentebestuur heeft uw bouwaanvraag goedgekeurd.

Naar aanleiding van uw advertentie in De Standaard van 23 maart wil ik mij kandidaat stellen voor de betrekking van secretariaatsmedewerker.

Vorige week zag ik in de krant uw vacaturebericht voor een secretariaatsmedewerker. Meteen voelde ik me daardoor aangesproken.

Hopende u hiermede van dienst te kunnen zijn (…).

We hopen dat u met deze oplossing geholpen bent.

Inmiddels verblijven wij, hoogachtend,

Met vriendelijke groeten,


brieven en e-mails - gegevens van de afzender
brieven en e-mails - gegevens van de geadresseerde
brieven - referentieregels
brieven en e-mails - onderwerpsregel
brieven en e-mails - de aanspreking
brieven en e-mails - slotgroet en ondertekening
brieven - vermelding van bijlagen en kopiegerechtigden
e-mailetiquette
brieven en e-mails - voorbeelden

Hebt u een taalvraag?
Nieuwsbrief krijgen?
  • vraag & woord van de week
  • wekelijks in uw mailbox
  • meer dan 11.000 abonnees
Spellingtests
  • ontdek hoe goed u spelt
  • geen exotische kwesties
  • meteen feedback
Volg ons