woordgebruik - verwijzingen naar de lezer of toehoorder

Toehoorders, gesprekspartners en lezers voelen zich meer bij een boodschap betrokken als ze zich erin kunnen herkennen. Dat kan gemakkelijker als ze een zichtbare plaats in uw boodschap krijgen. Hieronder staan tips voor de verwijzingen naar uw doelgroep.
 

1. Spreek de toehoorder, gesprekspartner of lezer rechtstreeks aan met het persoonlijk voornaamwoord u of je.

Er zijn verschillende manieren om u tot uw doelgroep te richten. De meest directe manier is ze rechtstreeks met de persoonlijke voornaamwoorden u of je aanspreken. In veel gevallen is dat duidelijker, vooral als u aan de doelgroep aanwijzingen of advies geeft. Het voordeel van een directe aanspreking is ook dat u daarmee sekseneutraal bent en omslachtige formuleringen met hij/zij en zijn/haar kunt vermijden.

Hieronder vindt u verschillende voorbeelden van andere, minder directe verwijzingen. De woorden waarmee naar de toehoorder, gesprekspartner of lezer wordt verwezen, zijn gecursiveerd.

liever niet

maar wel

Men kan ook nog bestellen als de nieuwe algemene voorwaarden bekend zijn.

U kunt ook nog bestellen als de nieuwe algemene voorwaarden bekend zijn.

Welke werkzaamheden heeft de aanvrager laten uitvoeren?

Welke werkzaamheden hebt u laten uitvoeren?

Welke personen komen in aanmerking voor de korting?

Komt u in aanmerking voor de korting?

Extra exemplaren van de speeldoos kunnen telefonisch besteld worden.

Je kunt telefonisch extra exemplaren van de speeldoos bestellen.

Te laat ingediende aanvragen worden niet meer behandeld.

Als u uw aanvraag te laat hebt ingediend, kunnen we die niet meer behandelen.

Elke medewerker moet zijn of haar nieuwe adres meteen doorgeven als hij of zij gaat verhuizen.

Geef uw nieuwe adres meteen door als u gaat verhuizen.


2. Gebruik consequent de u-vorm als de situatie of de context dat vereist.

In het Nederlands zijn er voor de tweede persoon verschillende persoonlijke voornaamwoorden: de vertrouwelijke vormen je en jullie, en de beleefdheidsvorm u, die we zowel voor het enkelvoud als voor het meervoud gebruiken. Met de beleefdheidsvorm u drukken we tegenover de doelgroep afstand of afstandelijkheid uit.

Hoewel de vertrouwelijke vormen in steeds meer situaties worden gebruikt, blijft het raadzaam om de beleefdheidsvorm te gebruiken als de situatie of de context dat vereist. Veel mensen vinden de u-vorm te afstandelijk, maar onbekende volwassenen met je aanspreken kan onbeleefd of te direct overkomen.

Het is aan te bevelen om in de volgende situaties de beleefdheidsvorm u te gebruiken:

  • bij mensen met wie u geen vertrouwelijke band hebt, bijvoorbeeld bij het eerste contact met iemand die u niet kent;
  • in formele geschreven boodschappen, bijvoorbeeld in de zakelijke correspondentie tussen de overheid en burgers;
  • in situaties waarin u een minder goede zakelijke band met de toehoorder, gesprekspartner of lezer hebt, bijvoorbeeld als u op een klacht van een klant reageert of als u een klant aanmaant om te betalen.

Zodra u een meer vertrouwelijke band met uw doelgroep hebt, kunt u naar de je-vorm overschakelen. Wanneer dat kan, is een kwestie van aanvoelen. Vermijd in elk geval dat u in een bepaalde situatie of context vertrouwelijke vormen en beleefdheidsvormen vermengt.

niet

maar wel

Geachte mevrouw Janssens,

We hebben vorige week van jou een klacht gekregen over de kwaliteit van onze dienstverlening. U schreef ons dat …

Geachte mevrouw Janssens,

We hebben vorige week van u een klacht gekregen over de kwaliteit van onze dienstverlening. U schreef ons dat …

Beste Liesbeth,

U hebt me gemeld dat …

Beste Liesbeth,

Je hebt me gemeld dat …

Dames en heren,

Ik heet u allen van harte welkom op deze prijsuitreiking. Jullie zijn natuurlijk heel erg benieuwd wie vanavond de publieksprijs zal krijgen. …

Dames en heren,

Ik heet u allen van harte welkom op deze prijsuitreiking. U bent natuurlijk heel erg benieuwd wie vanavond de publieksprijs zal krijgen. …


3. Gebruik bij instructies zo veel mogelijk de bevelende vorm.

Als u instructies geeft, is de bevelende vorm de meest directe manier om duidelijk te maken wat u van uw doelgroep verwacht. Zeker bij eenvoudige, vanzelfsprekende instructies is dat meestal de beste formulering.

liever niet

maar wel

Men dient voor elke factuur de datum van afgifte te controleren.

Controleer voor elke factuur de datum van afgifte.

Dit formulier moet door de invuller ervan voor 1 februari worden teruggestuurd naar de personeelsdienst.

Stuur dit formulier voor 1 februari naar de personeelsdienst terug.

De bevelende vorm kan opdringerig of onbeleefd zijn als u aan de toehoorder, gesprekspartner of lezer dingen vraagt die niet vanzelfsprekend zijn. Uit tact en voorzichtigheid kunt u dan beter een indirecte formulering kiezen. Bijvoorbeeld: Kunt u me voor eind volgende week de eindversie van uw artikel bezorgen?


woordgebruik - formele woorden
woordgebruik - moeilijke woorden
woordgebruik - leenwoorden
woordgebruik - vage woorden
woordgebruik - synoniemen
woordgebruik - omslachtige formuleringen
woordgebruik - nominaliseringen
woordgebruik - expressieve elementen

Hebt u een taalvraag?
Nieuwsbrief krijgen?
  • vraag & woord van de week
  • wekelijks in uw mailbox
  • meer dan 11.000 abonnees
Spellingtests
  • ontdek hoe goed u spelt
  • geen exotische kwesties
  • meteen feedback